فرض کنید یک طراح وب در تبریز است و کارفرمایش در تهران. قرارداد آماده است، ولی تا امروز یعنی چاپ دو نسخه، پیک یا پست، چند روز انتظار، و در آخر برگه‌ای که در یک کشو گم می‌شود. امضای قرارداد آنلاین همین چند روز را به چند دقیقه می‌رساند. ولی سؤال اصلی سرعت نیست. سؤال اصلی این است: اگر روزی اختلاف پیش آمد، این سند به کار می‌آید یا نه؟
این راهنما هر دو را جواب می‌دهد: قدم‌به‌قدم نشان می‌دهد یک قرارداد چطور آنلاین امضا می‌شود، و توضیح می‌دهد پشت هر قدم چه اتفاقی می‌افتد که سند را قابل‌استناد می‌کند.
امضای قرارداد آنلاین دقیقاً چه چیزی را ثابت می‌کند؟
برگهٔ کاغذی امضاشده سه چیز را نشان می‌دهد: چه کسی امضا کرده، چه متنی را امضا کرده، و (اگر تاریخ داشته باشد) کِی. امضای آنلاین باید همین سه را ثابت کند، و اگر درست انجام شود، می‌تواند شواهدی محکم‌تر از یک برگهٔ کاغذی فراهم کند:
پرسش | در کاغذ | در امضای آنلاینِ درست |
|---|---|---|
چه کسی امضا کرد؟ | شباهت امضا به امضای قبلیِ شخص؛ قابل تقلید | هویت امضاکننده پیش از امضا با استعلام رسمی تأیید می‌شود |
چه متنی را امضا کرد؟ | اگر صفحه‌ها عوض شوند، اثبات سخت است | همه یک فایل واحد را امضا می‌کنند، نسخهٔ نهایی نزد سامانه نگه‌داری می‌شود و کد سند پای همهٔ صفحه‌ها چاپ می‌شود |
کِی؟ | همان تاریخی که دستی نوشته شده | زمان هر مرحله را سامانه ثبت می‌کند |
نکتهٔ کلیدی این است: ارزش امضای آنلاین از شکل امضا نمی‌آید، از فرایندی می‌آید که امضا را به یک آدم مشخص گره می‌زند. یک تصویر امضا که روی PDF چسبانده شده، تقریباً هیچ‌کدام از این سه را ثابت نمی‌کند. چرایی‌اش را در مقالهٔ امضای الکترونیک بدون احراز هویت مفصل گفته‌ایم.
قانون چه می‌گوید؟ در دو جمله
پایهٔ قانونیِ امضای آنلاین در ایران، قانون تجارت الکترونیکی (مصوب ۱۳۸۲) است. کوتاه‌ترین و مهم‌ترین ماده‌اش این است:
ماده ۷ — هرگاه قانون، وجود امضاء را لازم بداند امضای الکترونیکی مکفی است.
و ماده ۱۲ همین قانون می‌گوید هیچ دادگاه یا ادارهٔ دولتی نمی‌تواند ارزش اثباتیِ یک سند را «صرفاً به دلیل شکل و قالب آن» رد کند. یعنی «الکترونیکی بودن» به‌تنهایی دلیل رد نیست. اینکه وزن این سند در دادگاه دقیقاً چقدر است، بحث جداگانه‌ای است که در اعتبار امضای الکترونیک در دادگاه با متن کامل مواد قانون بررسی کرده‌ایم.
اول تصمیم بگیرید: امضای الکترونیک یا دیجیتال؟
در ال‌امضا هر قرارداد با یکی از دو روش امضا می‌شود. این انتخاب قبل از ارسال انجام می‌شود و بعد از ارسال قابل تغییر نیست؛ پس ارزش دارد یک دقیقه رویش فکر کنید.
امضای الکترونیک | امضای دیجیتال | |
|---|---|---|
اعتماد از کجا می‌آید؟ | از احراز هویت: تطبیق موبایل و کد ملی (شاهکار) و مشخصات ثبت‌احوال، به‌علاوهٔ سوابق امضا | از رمزنگاری: هر امضاکننده یک گواهی دیجیتالِ شخصی دارد و امضا با کلید رمزنگاریِ خودش روی فایل می‌نشیند |
امضاکننده چه لازم دارد؟ | موبایلی که سیم‌کارتش به نام خودش است | همان، به‌علاوهٔ یک گواهی دیجیتالِ فعال (یک‌بار صادر می‌شود، با احراز هویت تصویری) |
توکن سخت‌افزاری؟ | خیر | خیر؛ کلید در فضای امنِ ابری نگه‌داری می‌شود |
مناسب برای | قراردادهای روزمره: خدمات، همکاری، پیمانکاری، فرم‌های رضایت | قراردادهای مهم یا هرجا احتمال اختلاف جدی هست |
قاعدهٔ سرانگشتی: اگر مبلغ قرارداد برایتان مهم است یا طرف مقابل را خوب نمی‌شناسید، دیجیتال را انتخاب کنید. برای کارهای روزمره، الکترونیک کافی و سریع‌تر است. تفاوت فنی و حقوقی این دو را در تفاوت امضای الکترونیک و امضای دیجیتال کامل باز کرده‌ایم.
گام‌به‌گام: ارسال قرارداد برای امضا
ساخت قرارداد سه مرحله دارد: آپلود سند، افزودن امضاکنندگان، تأیید و ارسال.
مرحلهٔ ۱: سند و نوع امضا
پس از ورود به داشبورد، «قرارداد جدید» را بزنید. یک عنوان روشن بنویسید (همین عنوان در پیامکِ طرف مقابل دیده می‌شود)، نوع امضا را انتخاب کنید و فایل قرارداد را بارگذاری کنید. PDF، JPG و PNG پذیرفته می‌شود و اگر قرارداد چند فایل است، همه پشت‌سرهم به یک سند تبدیل می‌شوند.
دو نکته در همین مرحله:
فایل بعد از ارسال قابل ویرایش یا تعویض نیست. اگر بعداً متوجه اشتباهی شدید، راهش لغو قرارداد و ساخت قرارداد تازه است. پس متن نهایی را بارگذاری کنید، نه پیش‌نویس.
زمان‌بندی ارسال هم وجود دارد: می‌توانید تعیین کنید قرارداد ساعت مشخصی ارسال شود. تا آن زمان نه پیامکی می‌رود و نه کسی می‌تواند امضا کند.
مرحلهٔ ۲: امضاکنندگان
برای هر امضاکننده نام، نام خانوادگی، کد ملی و شمارهٔ موبایل را وارد کنید. اگر خودتان هم طرف قراردادید، گزینهٔ «خودم هم امضاکننده هستم» را روشن کنید. اگر طرف مقابل شرکت است، نوع امضاکننده را «حقوقی» بگذارید و شناسهٔ ملی شرکت را هم وارد کنید.
اینجا یک تفاوت مهم با روشهای دیگر هست: به‌محض اینکه کد ملی و موبایل کامل شود، سامانه تطبیق این دو را استعلام می‌کند و نتیجه را همان‌جا نشان می‌دهد. اگر شماره به نام شخص دیگری باشد، همین حالا می‌فهمید، نه دو روز بعد که طرف مقابل پشت صفحهٔ امضا گیر کرده.
یک انتخاب دیگر هم در این مرحله هست: نوبت امضا. «هم‌زمان» یعنی همه با هم لینک می‌گیرند. «نوبتی» یعنی تا نفر قبلی امضا نکند، نوبت نفر بعد نمی‌رسد؛ مثلاً وقتی می‌خواهید اول کارفرما امضا کند و بعد پیمانکار. در امضای دیجیتال، امضا همیشه نوبتی است.
اگر امضای دیجیتال را انتخاب کرده باشید، در مرحلهٔ اول یک انتخاب دیگر هم دارید: «فقط یک امضاکننده» (می‌توانید روی هر صفحه امضا، مهر و تاریخ بگذارید و بعد کل سند با گواهی شما مهر می‌شود) یا «چند امضاکننده» (هر امضاکننده به ترتیب، یک امضا روی یک صفحه می‌گذارد).
مرحلهٔ ۳: تأیید، پرداخت و ارسال
در مرحلهٔ آخر خلاصهٔ قرارداد و هزینه را می‌بینید و ارسال را تأیید می‌کنید. به‌طور پیش‌فرض کل هزینه از کیف پول فرستنده کسر می‌شود و طرف مقابل چیزی نمی‌پردازد، مگر اینکه هنگام ساخت قرارداد پرداخت را به امضاکنندگان سپرده باشید (کامل با طرف مقابل، تقسیم مساوی، یا به انتخاب خودتان). تعرفهٔ روز در صفحهٔ تعرفه‌ها هست.
طرف مقابل چه می‌بیند؟
بعد از ارسال، برای هر امضاکننده پیامکی با لینک امضا می‌رود. لازم نیست از قبل در ال‌امضا حساب داشته باشد. در صفحهٔ امضا به ترتیب:
هویتش تأیید می‌شود: با کد یک‌بارمصرفی که به همان شماره پیامک می‌شود وارد می‌شود، و بعد تطبیق موبایل با کد ملی، و تطبیق مشخصات هویتی مثل نام و تاریخ تولد با ثبت‌احوال. ملاک، تاریخ تولدِ شناسنامه است.
متن کامل قرارداد را می‌بیند؛ همان فایلی که شما بارگذاری کرده‌اید، صفحه‌به‌صفحه.
امضا می‌کند: امضایش را روی صفحه می‌کشد یا تصویرش را بارگذاری می‌کند، و در صورت نیاز مهر، تاریخ و نام را هم اضافه می‌کند. در روش دیجیتال، امضای رمزنگاری‌شده هم با گواهی خودش روی فایل می‌نشیند.
اگر پیامک نرسید، امضا متوقف نمی‌شود. امضاکننده می‌تواند با همان شماره‌ای که قرارداد برایش ارسال شده وارد elemza.com شود و قرارداد را در بخش «قراردادهای من» پیدا کند. این مهم‌ترین نکته‌ای است که بهتر است به طرف مقابلتان بگویید.
خروجی: یک PDF با کدی که هر کسی می‌تواند استعلام کند
وقتی همهٔ طرف‌ها امضا کردند، PDF نهایی ساخته می‌شود و از «قراردادهای من» قابل دانلود است. پایین تک‌تکِ صفحه‌های این فایل یک نوار ثبت می‌شود: نوع امضا، کد یکتای سند و نام امضاکنندگان (در قراردادهای پرامضا، چند نام و شمار بقیه). کد ملی برای حفظ حریم خصوصی چاپ نمی‌شود.
با همین کد، هر کسی، حتی کسی که حساب کاربری ندارد، می‌تواند در صفحهٔ استعلام سند ببیند این سند واقعاً در ال‌امضا تکمیل شده یا نه، با چه عنوانی، در چه تاریخی و با چند امضاکننده. اگر سند لغو یا باطل شده باشد، همین را صریح می‌گوید.
چه قراردادهایی را نباید آنلاین بست؟
قانون تجارت الکترونیکی چند استثنا دارد. متن ماده ۶:
ماده ۶ — هرگاه وجود یک نوشته از نظر قانون لازم باشد، «داده پیام» در حکم نوشته است مگر در موارد زیر: الف - اسناد مالکیت اموال غیرمنقول. ب - فروش مواد داروئی به مصرف کنندگان نهایی. ج - اعلام، اخطار، هشدار و یا عبارات مشابهی که دستور خاصی برای استفاده کالا صادر می‌کند و یا از بکارگیری روشهای خاصی به صورت فعل یا ترک فعل منع می‌کند.
مهم‌ترین مورد برای بیشتر مردم، بند الف است: سند مالکیت ملک از این قاعده بیرون است و مسیر رسمی خودش را دارد. دربارهٔ قراردادهای مرتبط با ملک (مثل خرید و فروش یا قولنامه) مقررات ثبت رسمی هم مطرح است؛ پیش از امضای آنلاین چنین قراردادهایی، با یک وکیل یا مشاور حقوقی مشورت کنید.
بیرون از این استثناها، بخش بزرگی از قراردادهای روزمرهٔ کسب‌وکار آنلاین قابل امضاست: قرارداد خدمات و همکاری، پیمانکاری، تفاهم‌نامه، تعهدنامه، و فرم‌های رضایت مشتری.
شش اشتباهی که بیشترین وقت را می‌گیرند
این‌ها را از پرسش‌های واقعیِ پشتیبانی جمع کرده‌ایم:
سیم‌کارت به نام شخص دیگری است. استعلام شاهکار تطبیق موبایل و کد ملی را می‌سنجد؛ اگر خط به نام پدر یا همسر باشد، تأیید نمی‌شود. از طرف مقابل شماره‌ای بگیرید که به نام خودش است.
تاریخ تولد اشتباه وارد می‌شود. ملاک، تاریخ تولدِ شناسنامه است. چند تلاش ناموفق، سهمیهٔ تلاشِ روزانه را می‌سوزاند؛ سهمیه بعد از ۲۴ ساعت خودکار برمی‌گردد، پشتیبانی می‌تواند زودتر بازش کند، و در صفحهٔ امضا هم امکان خرید ظرفیت اضافهٔ استعلام هست. تکرار با گوشی دیگر کمکی نمی‌کند.
چند نفر روی یک قرارداد، وقتی هرکدام سند جدا لازم دارند. همه روی یک نسخه امضا می‌کنند و نام و امضای همدیگر را می‌بینند. اگر مثلاً برای ۳۰ نفر تعهدنامهٔ جداگانه می‌خواهید، برای هر نفر قرارداد جدا بسازید، یا از فرم‌ساز استفاده کنید.
نوع امضا اشتباه انتخاب می‌شود. بعد از ارسال عوض نمی‌شود؛ راهش لغو و ساخت دوباره است.
روشن بودن فیلترشکن. در صفحهٔ امضا گاهی خطای دسترسی می‌دهد. خاموشش کنید.
عجله در ترتیب نوبتی. اگر ترتیب نوبتی است و نفر دوم زودتر اقدام کند، تا امضای نفر اول قرارداد را در فهرستش نمی‌بیند. این خطا نیست؛ نوبتش نرسیده.
جمع‌بندی
امضای آنلاین زمانی ارزش دارد که سه چیز را ثابت کند: چه کسی، چه متنی، چه زمانی. در ال‌امضا هویت هر امضاکننده پیش از امضا با استعلام رسمی تأیید می‌شود، همه یک فایل واحد را امضا می‌کنند، و سند نهایی کدی دارد که هر کسی می‌تواند استعلامش کند. برای بیشتر قراردادها امضای الکترونیک کافی است. برای قراردادهای مهم، امضای دیجیتال لایهٔ رمزنگاری را هم اضافه می‌کند.
